A gestão integrada do ciclo de vida do Parque de Veículos do Estado
Os Serviços Partilhados de Compras Públicas, no que concerne ao Parque de Veículos do Estado (PVE) visam a gestão, de uma forma global e integrada, da frota de veículos dos serviços e organismos que integram a administração direta do Estado, dos institutos públicos, bem como de outras entidades públicas aderentes, mediante a celebração de contrato de adesão.
Modelo de Gestão
O modelo de gestão do Parque de Veículos do Estado (PVE) assenta em 3 pilares base:
- Aplicação do enquadramento legal previsto no regime jurídico do PVE, (Decreto-Lei n.º 170/2008, de 26 de agosto), que enquadra, como competência exclusiva da eSPap, a utilização de ferramentas jurídicas que servem de suporte à implementação da gestão centralizada do PVE, designadamente nos processos de aquisição ou locação, afetação, manutenção, abate e alienação dos veículos do Estado, assim como na centralização das funções aquisitivas de bens e serviços relativos à frota da Administração direta e indireta do Estado.
- Lançamento de procedimentos de contratação para a celebração de acordos quadro para a seleção de fornecedores de veículos automóveis e motociclos e de prestadores de serviço de seguro automóvel.
- Definição, implementação e disponibilização aos serviços e entidades utilizadores do PVE, do Sistema de Gestão do PVE (SGPVE), o qual constitui um sistema único e integrado que reúne toda a informação da frota do Estado.
Neste modelo, a eSPap assume as seguintes responsabilidades:
- Efetuar a Gestão do PVE.
- Analisar e verificar a disponibilidade de veículos.
- Efetuar os processos de aquisição, observando os critérios financeiros e ambientais, definidos no Despacho n.º 5410/2014, de 17 de abril.
- Tratar dos processos administrativos de aquisição, alienação e abate de veículos.
- Definir políticas e critérios de aquisição para as categorias de veículos automóveis e motociclos e seguro automóvel.
- Disponibilizar e gerir centralmente o SGPVE, com o objetivo de implementar mecanismos de recolha e tratamento de informação atualizada, de modo a fornecer indicadores de gestão, planeamento e controlo que permitam aferir o nível de eficiência e eficácia da aquisição de veículos e gestão do PVE.
Macro processos do PVE
Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE)
A gestão da frota do estado é suportada pelo Sistema de Gestão do Parque de Veículos do Estado (SGPVE) que, sendo um sistema único e integrado, permite à eSPap:
- Assegurar o cumprimento das normas aplicáveis aos veículos que integram o Parque de Veículos do Estado (PVE).
- Proceder à recolha e controlo de dados relativos aos veículos que integram o PVE e à respetiva utilização.
- Proceder ao tratamento estatístico dos dados e ao apuramento de indicadores de forma a aferir o nível de eficiência na gestão e utilização de veículos.
O SGPVE é disponibilizado a todas as entidades e serviços utilizadores do PVE, podendo estes beneficiar das funcionalidades do sistema:
- Submissão de pedidos de aquisição de veículos novos ou de veículos apreendidos/perdidos a favor do Estado.
- Submissão de pedidos de abate.
- Controlo da frota própria e/ou em regime de aluguer operacional de viaturas (AOV), através da atualização e consulta dos dados dos veículos: data de matrícula, consumos de combustível, emissões de CO2, chassis e outras características técnicas, manutenções, inspeções periódicas, sinistros, abates, restituições, afetações, transações efetuadas com o cartão de combustível, multas e dados financeiros da aquisição de veículos e dos contratos de AOV.
- Comunicação de veículos apreendidos (entidades autorizadas para comunicação de veículos tais como tribunais, polícias municipais, forças policiais e câmaras municipais).
- Extração de relatórios de frota ativa, inativa, manutenções, sinistros, combustível e portagens, desvio de quilometragem (AOV) e contratos a terminar (AOV).